Comment faire face aux impayés ?

Les bons réflexes à adopter en cas d’impayés

Dans le cadre de votre activité, il existe malheureusement des moments où vous devrez faire face aux impayés, ces non-paiements de factures ou autres commandes clients constituent une des facettes les moins agréables à gérer de votre métier mais qui est primordial à anticiper afin de vous garantir un minimum de protection.

La relance des clients en retard de paiement

Le retard de paiement des factures par les clients peut être à l’origine de graves difficultés de trésorerie. C’est pourquoi, il faut tenir un tableau de suivi des comptes clientèle à jour pour éviter les mauvaises surprises.
En cas de retard de paiement, la première mesure à mettre en œuvre est une relance des clients qui peut être envoyés par mail ou par courrier simple et dont voici les principaux objectifs :

• réduire les retards de paiement et améliorer votre délai moyen de règlement client
• éviter les impayés sur les clients à risque
• améliorer votre trésorerie

La relance s’effectue en règle générale en deux temps d’action :

• une première relance pour indiquer que la créance n’est pas payée et qu’il convient de la régler
• une seconde, lorsque la première relance n’a eu aucun effet ; cette seconde relance indique cette fois-ci que vous allez procéder à une mise en demeure en l’absence de règlement dans un délai fixé

C’est un travail qui consomme temps et énergie mais qui est nécessaire pour anticiper ces besoins en terme de trésorerie. Pour être efficace, la relance doit être organisée et planifiée, si possible. Notez aussi qu’en mettant en place ce réflexe relance tôt dans votre routine administrative, vous économiserez du temps et de l’énergie.
L’idéal est de s’appuyer sur un outil informatique de comptabilité et de gestion commerciale, systématiquement à jour au niveau de la comptabilisation des ventes et des règlements clients. Voici un modèle simple pour vos relances clients :

Coordonnées de l’entreprise
Coordonnées du client
A (ville), le (date),
Madame, Monsieur,
Nous vous serions obligés de bien vouloir nous adresser le règlement de notre ou nos facture(s) n° …, en date du …, qui ne nous est (sont) pas encore parvenue(s) à ce jour.
Nous vous rappelons que la facture n°…, d’un montant de … , devait être payée au ….

Dans le cas où vous auriez effectué le règlement entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente relance.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’assurance de notre considération distinguée.
<Signature>

La mise en demeure des clients

Lorsque les relances n’ont eu aucun effet, vous pouvez envoyer une mise en demeure à votre client. La lettre de mise en demeure est un courrier à valeur juridique probante qui permet de constater le défaut ou retard de paiement.
Il faut envoyer la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre recommandée électronique avec accusé de réception.
Suite à cela, si les relances clients et la mise en demeure sont restées sans effet, on doit s’orienter vers une des procédures de recouvrement suivantes :

• la procédure d’injonction de payer
• la procédure d’assignation en paiement
• la procédure de référé-provision

1. La procédure d’injonction de payer

L’injonction de payer est une procédure de recouvrement judiciaire rapide au coût relativement faible (il faut prévoir à peu près 40€). Elle doit être envoyée, avec la copie de la mise en demeure, au greffe du tribunal du domicile du débiteur.
Si celle-ci est complète et validée, le juge du tribunal transmet ensuite une ordonnance d’injonction de payer qu’il faut transférer à un huissier de justice. En l’absence d’opposition, vous pouvez bénéficier d’un titre exécutoire qui permettra d’effectuer une saisie.

2. La procédure d’assignation en paiement

C’est une procédure plus lourde et coûteuse, le créancier cite le débiteur à comparaître devant le juge afin d’obtenir la condamnation du débiteur à payer. Le juge pourra décider d’accorder un titre exécutoire au créancier. Dans la plupart des cas, l’intervention d’un avocat est nécessaire.

3. La procédure de référé provision

La procédure de référé provision consiste également pour le créancier à envoyer au débiteur une assignation à comparaître devant le juge et à demander le versement d’une provision. Au juge de décider du versement ou non de la provision.

En guise de conclusion, il est primordial de commencer par trouver une solution à l’amiable avec le client avant de poursuivre le recouvrement par voie judiciaire. Ceci vous fera gagner du temps et préservera vos rapports avec vos clients qui peuvent traverser peut-être une période délicate. Mais, dans certains cas et surtout si vous sentez que votre client est de mauvaise foi, il ne faut pas hésiter à user de tous les moyens possibles pour assurer le recouvrement de vos créances le plus rapidement possible et par voie judiciaire en cas de nécessité.