De même que l’élaboration du contrat de travail, la gestion de la paie est un élément très important dans la relation employeur-employé. Ce service de l’entreprise peut cependant connaître une lourdeur administrative, et vite devenir complexe lorsque vous n’y êtes pas bien préparé. Comment éviter ces déconvenues ? L’emploi d’un logiciel de paie est-il nécessaire ?

Ce qu'il faut retenir :

  • L'utilisation d'un logiciel de paie est recommandée pour gérer efficacement la paie des employés en interne.
  • Les avantages d'un logiciel de paie incluent un gain de temps, la création complète des bulletins de paie, la mise à jour automatique des règles sociales et conventionnelles, et la réduction des risques d'erreurs.
  • Un logiciel de paie permet également de maîtriser les données sociales de l'entreprise et évite les risques liés à l'externalisation de la paie.
  • Les logiciels de gestion de paie peuvent être configurés en mode On-premise (installés sur les ordinateurs de l'entreprise) ou en mode SaaS (sur les serveurs de l'éditeur informatique), offrant différents avantages et fonctionnalités.
  • Les logiciels de paie permettent de produire les bulletins de paie, préparer les déclarations sociales, et accéder à d'autres documents importants pour la gestion du personnel.

Utilisez un logiciel de gestion de paie

Dans une entreprise, la gestion de la paie est une opération obligatoire qui peut s’effectuer en interne ou en externe par un professionnel comptable. Toutes les entreprises n’ont pas les moyens d’embaucher un expert-comptable. Pour celles qui choisissent de gérer la paie de leurs employés en interne, la meilleure manière d’y arriver efficacement est de se faire aider d’un logiciel de paie. Il s’agit d’un outil informatique qui assure de manière automatisée le management des multiples opérations administratives liées au traitement des paies, de l’entrée des salariés jusqu’à leur sortie. Il peut donc être utilisé pour l’établissement des fiches de paie, la prise en compte des déclarations sociales (DSN), ainsi que d’autres documents essentiels pour la vie d’un salarié. Cet outil sert aussi à la gestion administrative du personnel.

logiciel de gestion de paie

Quels sont les avantages d’un logiciel de paie ?

S’équiper d’un logiciel de gestion de paie offre de nombreux avantages, dont :

  • un gain de temps (il automatise les tâches d’utilité courante et à faible valeur ajoutée, ce qui permet une optimisation du temps de travail des équipes RH),
  • une création complète des bulletins de paie (salaire brut, congés payés, heures supplémentaires, solde de tout compte, etc.),
  • une mise à jour automatique des règles sociales et conventionnelles de votre structure,
  • une réduction des risques d’erreurs dans les calculs de paie (grâce à la centralisation des données au sein d’une seule et unique base de données).

L’utilisation d’un logiciel de paie permet également de maîtriser les données sociales de l’entreprise. En effet, le recours à l’externalisation de la paie peut entraîner des risques de perte de fichiers ou des saturations de fin d’année. On peut également noter des problématiques liées à la récupération des données, lorsqu’il y a rupture des relations avec le prestataire.

Tous ces avantages montrent l’utilité de l’outil au sein d’une entreprise. Toutefois, il est important de bien définir ses besoins et son budget, afin de choisir un outil adapté au secteur d’activité et à la structure de l’entreprise.

Quel est le fonctionnement d’un logiciel de paie ?

Les logiciels de gestion de paie peuvent être configurés de deux différentes manières. La première est la configuration On-premise. Encore appelée configuration en monoposte, elle est une application installée sur les ordinateurs d’une entreprise. Elle permet d’avoir une certaine autonomie dans l’organisation des opérations de paie. Cependant, vous devrez vous occuper des mises à jour, de même que le paramétrage de votre logiciel.

La seconde manière d’installer un logiciel de paie est la configuration en mode SaaS qui s’effectue directement sur les serveurs de l’éditeur informatique. Cette installation vous permet d’accéder à vos données à distance via n’importe quel navigateur web. Les mises à jour sont automatiques, sans que vous n’ayez à faire la moindre modification. Le logiciel propose également une sécurisation optimale de toutes les données de votre entreprise. En effet, grâce au pré paramétrage, vous pouvez facilement utiliser le logiciel, sans avoir de compétences particulières en gestion de paie.

Pour utiliser l’application, le responsable en charge de la paie enregistre les informations du mois concernant chaque salarié (heures travaillées, heures supplémentaires ou encore les absences). Le logiciel produit ensuite les bulletins de paie. Certains logiciels sont utilisés pour préparer la déclaration annuelle des données sociales (DADS), les déclarations uniques d’embauche (DUE) ou accéder à des documents comme le contrat de travail, ou encore le solde de tout compte. La liste des fonctions d’un logiciel de paie est non exhaustive.