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L’organigramme est utilisé par les professionnels des ressources humaines comme outil de transmission. C’est un outil spécifique qui présente les interactions interpersonnelles au cœur d’une entreprise. Il permet de concrétiser la hiérarchie d’une société. Dans ce guide, vous allez apprendre plus sur l’utilité d’un organigramme : leur rôle, leur structure ainsi que les procédures à respecter pour le concevoir.

Qu’est-ce qu’un organigramme

L’organigramme désigne un dispositif informatif et organisationnel. Il est utilisé en entreprise pour matérialiser les rapports hiérarchiques, fonctionnels et organisationnels qui existent entre les différentes fonctions présentes au sein d’une structure. L’organigramme est une photographie des postes vaqués dans un établissement et les rapports résidant entre eux. Cet outil permet de comprendre facilement le plan organisationnel d’une équipe. L’organigramme apporte une clarté et une précision sur chaque interlocuteur et les rôles qu’il joue dans la société. Ainsi, il constitue un système fiable pour éviter les incertitudes sur les emplacements hiérarchiques.

Par ailleurs, l’organigramme s’use comme outil d’analyse de dysfonctionnement. En effet, il offre aux membres de la direction la possibilité de résoudre toutes les problématiques relatives à l’organisation de l’institution. L’organigramme contribue également à faire progresser l’entreprise en déterminant les missions de chaque salarié. Utilisé en externe par les clients ou les partenaires, l’organigramme est pour eux un moyen de caractériser le processus de la société. Grâce à ce dispositif, ils peuvent cerner efficacement l’interlocuteur à approcher en fonction de leur besoin spécifique.

Pour qu’il soit opérant, l’organigramme doit constamment être mis à jour lors d’une création d’emploi, d’une mobilité interne. Il est important de l’actualiser surtout lorsqu’un nouveau collaborateur intègre la société. Ce document est évolutif et n’a pas de sens s’il n’est pas régulièrement actualisé. Très pratique, un organigramme est fortement recommandé, néanmoins sa création n’est pas obligatoire.

Une entreprise industrielle ou commerciale, les hôpitaux, les ministères publics utilisent l’organigramme pour agencer la multiplicité des tâches requises à leurs exercices. C’est également le cas pour les agences de communication et diverses autres structures. Selon le secteur d’activité, il peut être établi sous de nombreuses formes soit en trèfle, en râteau ou en pyramide. Son rôle est de résumer graphiquement une constitution. Souvent, on observe les différents postes d’une société symbolisés par des quadrilatères joints entre eux par des traits. Quel que soit l’aspect, le but est de communiquer une vue d’ensemble de la disposition hiérarchique. L’organigramme affiche ainsi les détenteurs de pouvoirs et les chefs responsables.

Les avantages et inconvénients d’un organigramme

En ce qui s’agit de la classification des tâches dans l’entreprise, l’organigramme n’est pas un dispositif très précis. La globalité des rôles et des missions relatives à une fonction sont définis exactement dans les fiches de postes des salariés. L’organigramme n’offre qu’une vision globale. En effet, malgré son utilité, l’organigramme reste juste un schéma. Un outil figé et pas très maniable, il n’expose pas la polyvalence d’un métier ainsi que la décentralisation des missions liées à chaque poste.

Au sein d’une entreprise en perpétuel mouvement, l’organigramme n’est pas un dispositif assez souple. Il ne suffit pas pour évoquer la complexité de la constitution d’une société. L’organigramme est un document qui aide, mais pas à la compréhension totale d’une organisation en interne.

Cependant, un organigramme est un outil efficace lorsqu’il est précis et clair. Il permet de cerner aisément le mécanisme global d’un établissement. Il offre une vision d’ensemble qui facilite l’accessibilité et l’adaptation surtout pour les nouveaux salariés et les interlocuteurs externes.

Lors d’une élaboration de projet ou d’un programme, l’organigramme définit brièvement toutes les activités. Il aide dans la distribution des tâches ainsi que du suivi des missions. De ce fait, la multiplicité des obligations dans une équipe est gérée rigoureusement. L’organigramme devient donc un outil de travail. Lorsque les relations de commandement sont bien précises, aucun risque d’ambiguïté ne sera présent. La progression et la compréhension de tous les collaborateurs sont par la suite facilitées.

Les différents types d’organigrammes

Circulaire, planétaire ou en trèfle, il y a une panoplie de formats d’organigrammes. Le choix dépend notamment de la structure et de la complexité de la combinaison organisationnelle de l’entreprise.

L’organigramme en pyramide

Ce type d’organigramme représente une structure hiérarchique spécifique. Il est souvent mis en œuvre dans les entreprises. Les traits verticaux montrent le lien de subordination et le degré hiérarchique le plus haut est casé au sommet. Les lignes horizontales présentent les métiers qui se trouvent au même rang et connaissent un lien d’égalité.

Dans cet ordre de construction, les membres sont généralement en relation avec leurs supérieurs hiérarchiques et leurs subordonnés. On appelle également cette catégorie un organigramme en « râteau », organigramme en « bannière » ou organigramme hiérarchique. Lorsque le schéma renferme le nom des personnes et leur fonction, il s’agit d’un organigramme fonctionnel.

L’organigramme en arbre

Pour un organigramme en arbre, le déchiffrage se fait de gauche à droite. Le niveau de hiérarchie le plus élevé est exposé sur la gauche. Les salariés du même niveau sont montrés sur une ligne verticale.

L’organigramme replié

Ce modèle allie l’organigramme en pyramide et en celui en forme d’arbre. Son décodage se fait ainsi du haut vers bas et de la gauche vers la droite en même temps.

Comment créer un organigramme

La création de ce dispositif passe par plusieurs étapes indispensables :

  1. Le choix de l’exécutant qui se charge de sa conception. Cet individu doit avoir des compétences graphiques et d’une ancienneté suffisante au sein de l’entreprise pour comprendre les rouages spécifiques.
  2. La réalisation d’un dénombrement de l’intégralité des postes qui compose la structure.
  3. La détermination des liens fonctionnels qui existent entre chaque métier et leurs rapports de subordination.
  4. Une fois ces trois étapes achevées, il faut passer par la conception graphique de la cartographie pour aboutir à la mise en œuvre de l’organigramme.

En outre, pour faciliter la production du schéma, de nombreux outils informatiques s’offrent à vous. Cependant, le support le plus pris est la suite Microsoft Office. Ce dernier présente les avantages d’être accessibles. Vous pouvez utiliser le Microsoft Office Word, PowerPoint ou Excel. Ce sont des softwares renommés dans l’univers professionnel. Simples d’utilisation, ces derniers donnent accès à des graphes préexistants appelés « SmartArts ». Ainsi, il ne vous reste plus qu’à remplir avec vos données internes telles que l’intitulé de poste, les noms des salariés correspondants, les photos. Ces informations permettent de faciliter la lecture et rendent le document plus concret. Par ailleurs, ces outils s’avèrent efficaces car ils proposent des schémas variés, clair et simple à interpréter.

Pour une entreprise, l’élaboration d’un organigramme est essentielle, car non seulement c’est un excellent moyen de communication mais il représente également une stratégie de réussite dans l’entrepreneuriat.