Ecouter l'articlePour les entreprises modernes, la gestion optimale des actifs passe par un bon processus de contrôle, d’énumération et de maintenance des équipements. L’absence d’un système de gestion d’inventaire adapté entraîne alors un manque de traçabilité du matériel, un contrôle approximatif de l’utilisation des outils et la constitution d’un stock dormant.
Outre les pertes financières liées à cette situation, la mauvaise gestion de stock vous expose à des sanctions en cas d’audit, allant jusqu’à mettre à mal la crédibilité de votre entreprise. Or, l’inventaire annuel nécessite énormément d’efforts et de temps pour une mise en place effective. Dans un tel contexte, il est plus judicieux de se tourner vers des solutions intelligentes afin d’alléger au maximum la gestion des immobilisations.
Gestion des actifs : comment faire un inventaire simplement ?
La première étape pour réussir votre gestion d’inventaire consiste à choisir une méthode adaptée à votre entreprise. A ce titre, vous avez le choix entre plusieurs types d’inventaire, selon la périodicité de votre choix.
- L’inventaire tournant ou cyclique permet un comptage régulier (hebdomadaire ou journalier) d’une partie des actifs. Il se focalise sur certaines références comme la date de péremption et la valeur, ce qui ne permet pas toujours d’avoir une vision claire des immobilisations disponibles.
- L’inventaire intermittent réduit la marge d’erreur de l’approche cyclique en favorisant un deuxième recensement en cas d’écarts dans le comptage. Il mobilise néanmoins une partie du personnel, ce qui peut ralentir les activités de votre entreprise.
- L’inventaire permanent induit quant à lui une comptabilisation en temps réel des entrées et des sorties. Vous pouvez ainsi anticiper une rupture de stock et amorcer le réapprovisionnement de vos marchandises à temps.
Si cette solution est la plus indiquée pour mettre en place une base de données précises, elle nécessite encore plus de ressources que les autres.
- L’inventaire annuel prévu par l’article L.123-12 du Code de commerce répertorie tous les éléments actifs et passifs du patrimoine de votre entreprise. Il est plus judicieux de réaliser cette opération en fin d’exercice comptable afin de mieux déterminer les variations de stocks. Toutefois, elle mobilise du temps et de nombreux efforts, d’où l’intérêt de se préparer en amont avec un inventaire permanent.
Logiciel de gestion d’inventaire : une solution pratique pour les entreprises
La plupart des entreprises perdent énormément de temps lors de l’inventaire annuel. Il est pourtant possible de simplifier grandement ce processus grâce à un inventaire permanent, gérer via un logiciel de gestion d’inventaire et une mise(s) à jour en temps réel.
L’ensemble des outils, machines et stocks de votre entreprise se retrouve dans un espace centralisé et sécurisé sur le cloud. Dès lors, vous pouvez gérer l’utilisation du matériel avec un système d’attribution des tâches et suivre la localisation GPS de vos machines.
Dès qu’un outil est endommagé, qu’une licence arrive à expiration ou qu’une maintenance est nécessaire, le logiciel GMAO émet une notification. Vous pouvez également ajouter des rapports d’inspection, des certificats et toute autre pièce justificative dans le dossier numérique de chaque immobilisation. L’accès à l’historique d’utilisation est la cerise sur le gâteau qui simplifie l’inventaire permanent de vos actifs.
Le logiciel de gestion d’inventaire permet au gestionnaire de mettre en place un suivi régulier des équipements. Il s’aperçoit plus rapidement des changements brusques de quantités, ce qui est pratique pour éviter les vols, pertes et disparitions de matériel.
Mieux encore : désormais, les entreprises ne sont plus obligées de fermer pour la réalisation de leur inventaire annuel. Il s’ensuit un important gain de temps.
L’inventaire permanent pour faciliter vos travaux de fin d’exercice
Quel est l’intérêt de cette méthode de gestion ?
L’inventaire permanent s’érige en nouvelle norme incontournable au sein des entreprises modernes. Cette solution, couplée à un logiciel de gestion des actifs, permet de réduire les risques de rupture de stock et de mieux planifier l’achat de vos marchandises.
Les avantages de l’inventaire permanent doivent être nuancés avec quelques limites à prendre en compte avant sa mise en place. A première vue, l’investissement relatif au logiciel de gestion paraît important sur le plan financier. Il convient toutefois de se projeter sur le long terme. Par exemple, certains logiciels de gestion d’inventaire permanent offrent un ROI avoisinant les 300%.
Le second inconvénient majeur est lié aux modifications des processus existants induites par l’implémentation de l’inventaire permanent. Ici, il est crucial de choisir un logiciel intuitif, facile à utiliser et personnalisable à souhait.
Inventaire avec scan de code-barres et QR code: l’avantage d’utiliser un logiciel spécialisé
Adopter l’inventaire permanent revient à se soumettre à de nombreuses exigences sur le plan de la comptabilité avec, en toile de fond, le principe de double contrôle. ce qui est ultra-chronophage, notamment pour les nombreuses entreprises ou le bon vieux tableaux excel trône encore en mettre de l’organisation .
Une fois encore, le logiciel de gestion d’immobilisation s’érige en solution efficace pour surmonter cet obstacle, notamment grâce à l’inventaire avec scan de code-barres. En plus de permettre la création de champs de saisie et de catégories personnalisés, cette solution facilite l’accès à votre inventaire à partir d’une tablette ou d’un smartphone.
Les données sont stockées sur des serveurs sécurisés, régulièrement sauvegardés et conformes au RGPD. Il est également possible d’intégrer ce logiciel dans n’importe quel système de gestion afin d’en améliorer l’efficacité. En outre, l’accès au dossier numérique de chaque appareil est garanti par le QR code apposé dessus. De ce fait, n’importe quel collaborateur ayant un simple téléphone peut scanner le QR code coller sur l’outil et participer à l’inventaire. Il peut également demander une maintenance, ou encore indiquer un dysfonctionnement, chercher ou sont les outils similaires et à qui ils ont été assignés. Tout cela ce fait en quelques clics depuis n’importe quel téléphone.
Auto-inventaire : une fonctionnalité innovante pour la gestion de votre parc de machines
L’une des principales limites de l’inventaire perpétuel est liée à la délocalisation des actifs. Avec la démocratisation du télétravail, les entreprises ont de plus en plus de collaborateurs à distance avec, sous leur responsabilité, des outils faisant partie de son patrimoine.
Dans ces conditions, le suivi, le contrôle de l’utilisation et l’entretien régulier du parc de machine relèvent du défis olympien. Afin de faire face à ce problème, certain logiciel d’inventaire se dote d’un modèle d’auto-inventaire.
Cette fonction permet à chaque collaborateur d’inventorier le matériel qui lui est attribué directement depuis son domicile ou même en déplacement. Mais ce n’est pas tout : les superviseurs peuvent programmer des notifications afin de rappeler cette tâche aux travailleurs concernés.
