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Qu’est-ce que My People Doc ?

My People Doc est un outil en ligne qui réalise des prestations RH. Grâce à cette plateforme, les entreprises gèrent facilement toutes les tâches RH, tout en communiquant avec leurs collaborateurs. La mission de MyPeople Doc est simple : faciliter le travail du département RH. Cet outil digital gère les cas, traite les dossiers, automatise les processus, réalise les bulletins de paie, etc. My People Doc vous offre un gain de temps exceptionnel et une haute productivité. Le point sur MyPeople Doc !

1. Présentation

My People Doc se définit comme une plateforme digitale servant à automatiser les tâches des ressources humaines. Cette solution se base sur le système SAAS et permet la gestion efficace des collaborateurs de l’entreprise, mais également des opérations de ressources humaines. Parmi les opérations RH traitées par My PeopleDoc, citons, par exemple, l’automatisation des processus, la gestion des documents, la gestion des ressources, la création et l’archivage des bulletins de salaire, etc. En d’autres termes, la mission principale de My PeopleDoc est de faciliter les opérations réalisées par le service des ressources humaines.

Pratique et intuitive, MyPeople Doc s’incorpore parfaitement bien aux systèmes informatiques de l’entreprise pour obtenir des documents électroniques. À l’heure actuelle, cet outil de gestion est utilisé par 250 sociétés françaises.

2. Facile et pratique

My People Doc est une plateforme unique, pratique à utiliser et intuitive. Comme mentionné antérieurement, les prestations offertes par le système numérique s’intègrent directement à l’intérieur des systèmes informatiques de l’entreprise. De cette manière, la réception des documents RH, le respect de normes de sécurité et de confidentialité des données sont totalement respectés. Après traitement, les documents seront stockés dans la Caisse des dépôts Arkhineo.

3. Reconnu internationalement

Actuellement, l’outil digital, l’expert de la numérisation des opérations RH, s’emploie dans tous les pays européens. D’ailleurs, plusieurs grandes enseignes, PME internationales ont recourt à l’expertise de My PeopleDoc pour la mise en place de cette plateforme de digitalisation. C’est la raison pour laquelle des entreprises internationales commencent à utiliser MyPeople Doc.

Pourquoi utiliser MyPeople Doc ?

My People Doc, la plateforme de référence pour gérer les opérations RH, est devenu indispensable pour la productivité de ce service. Pourquoi ? Car, cet outil aide les collaborateurs sur les tâches complexes et quotidiennes, comme la réalisation des fiches de paie de chaque salarié, les congés de maternité, etc. L’intégration de l’outil au SIRH se fait rapidement et facilement permettant l’automatisation de la gestion des ressources humaines.

Outre le traitement rapide des dossiers des salariés, l’outil permet également la création des processus, des formulaires, du workflow pour assister le département RH de l’entreprise. En outre, la mise à jour de ces données est possible en fonction du développement de l’entreprise, du changement de politique ou de la réglementation interne. L’usage de My People Doc permet au responsable des ressources humaines de gagner en agilité, en temps et en productivité.

Les tableaux de bord de My People Doc permettent également au responsable de voir les KPI du management de l’équipe. De cette façon, la mesure de l’efficacité des actions dans le pôle RH sera facile, tout comme son pilotage.

Après avoir vu la définition et le fonctionnement de My People Doc, découvrons maintenant les principaux avantages que procure l’outil à l’équipe RH d’une entreprise.

Comment la plateforme Mypeople Doc fonctionne-t-elle ?

Chaque personne qui utilise Mypeople a droit à son coffre-fort électronique personnel. Vous pouvez déposer tout type de document dans le vôtre. Il peut s’agir de fiches de paie, de factures ou de fichiers de tout autre nature. Également, la possibilité vous est donnée de renommer, mais aussi de classer vos documents grâce à un système de libellés. Ceci vous permettra de naviguer aisément parmi vos fichiers. De même, vous pouvez partager l’accès aux documents de votre coffre-fort à des tiers. Toutefois, vous devez veiller à ce que chaque fichier conservé ne pèse pas plus de 250 Mo. La capacité de l’espace de stockage qui vous est réservé est de 10 Go.

Par ailleurs, l’utilisateur est autorisé à retirer les documents puis à les jeter en corbeille. Vous pouvez aussi récupérer des documents que vous avez supprimés en procédant à leur restauration. Pour supprimer définitivement vos documents, vous n’avez qu’à vider la corbeille. Il est également possible de lier un même compte à un ou plusieurs employeurs. Ces derniers auront ainsi la possibilité d’envoyer tout type de document. L’utilisateur recevra un mail à chaque dépôt effectué.

Mypeople Doc vous donne également accès à votre historique d’action. Un historique est conservé sur une durée de 30 jours. Ceci, en vue de vous donner l’occasion de vérifier régulièrement toutes les actions qui ont été effectuées sur votre compte. C’est aussi le lieu de détecter d’éventuelles intrusions par des personnes non autorisées. Vous retrouverez la connexion à votre compte dans votre historique. Vous y verrez aussi toutes les tentatives de connexion qui ont échoué, la visualisation ou encore le téléchargement d’un document. Toutes les actions effectuées sont suivies des dates et heures auxquelles elles ont été réalisées.

L’outil en ligne qu’est Mypeople Doc accompagne les entreprises dans la gestion de leurs ressources humaines. Il facilite la communication internet au sein d’un organisme. La plateforme a été pensée pour être performante, pratique, mais aussi pour simplifier le travail aux RH. Elle optimise la productivité des structures qui l’utilisent quotidiennement.

Les avantages d’utilisation de My PeopleDoc

La plateforme My PeopleDoc, conçue spécialement au département RH, leur permet d’assister à tout moment les collaborateurs, en traitant plusieurs types de tâches, allant de simple question à une tâche plus complexe.

L’intégration de My People Doc au SIRH de l’entreprise permet l’automatisation de tous les processus RH et gestion active des documents des collaborateurs. Le tout se fait sur un outil produit pour minimiser les soucis de conformité et les risques de sécurité.

Passage en revue des principaux avantages de MyPeople Doc.

1. Automatisation des processus RH

Rapidité d’exécution des tâches RH et agilité sont les promesses de My People Doc. Cette plateforme assure également la prise en charge des processus axés sur les salariés et les autres processus dans le domaine des ressources humaines. Automatiser les processus RH par l’aide de MyPeople Doc permet la création rapide et facile des processus, des formulaires et des flux de travail. L’automatisation a également pour but de mettre à jour rapidement et aisément les processus pour prendre en considération l’évolution de la politique d’entreprise et les exigences légales.

Grâce à l’automatisation, le traitement des tâches RH devient rapide et facile.

2. Analyse avancée des processus

My PeopleDoc se compose de tableaux de bord intuitifs et faciles à appréhender. Ces tableaux de bord sont indispensables pour la suivie des indicateurs clés de performance (KPI) de l’équipe ainsi que la mesure des inconnues précédentes. Par conséquent, ils permettent l’approfondissement de la vision des tâches de l’équipe RH. En connaissant les points forts et les points à améliorer, l’équipe pourra par la suite optimiser ses prestations et bonifier l’expérience des collaborateurs.

3. Des services de ressources humaines partagés

My People Doc est également utile pour la gestion et la réponse efficace des demandes des salariés. Par ailleurs, ces derniers ont également la possibilité de se charger d’un prototype de prestation de services à différents niveaux. En outre, l’équipe RH de la société accède facilement aux dossiers des salariés et lance rapidement l’automatisation des processus RH n’importe où dans le monde. Cette spécificité permet aux représentants RH de maintenir l’effectif mondial pour gagner du temps. Enfin, My PeopleDoc donne également la possibilité de visualisation des performances des centres de services par le biais des tableaux de bord pour repérer les points d’amélioration de l’équipe.

4. Une meilleure gestion des documents

Le dernier atout de My People Doc concerna la gestion des documents. Par l’usage de cet outil, l’équipe RH ne transportera plus aucun document. Elle gagne également du temps dans l’analyse et le stockage des fichiers numériques. À titre d’information, les documents sont stockés dans un coffre-fort personnel. Ce coffre-fort reste disponible et consultable 7j/7 et 24h/24 sur la plateforme My People Doc. Cela réduit considérablement l’utilisation du papier : un point essentiel pour le respect de l’environnement !

Ainsi, My People Doc donne la possibilité à l’équipe RH d’automatiser les processus RH, de les analyser, d’évoluer la performance du service et de gérer au mieux les documents. Mais, quelle est la différence entre le transfert de document par My People Doc et par mail ?

5. Amélioration de l’agilité et la productivité des ressources humaines

La plateforme Mypeople Doc soutient les services RH dans leur processus d’accompagnement et d’aides aux employés. Ce faisant, cette assistance peut aller d’une simple question à un événement complexe comme un congé de maternité. Lorsque vous intégrez cet outil à votre système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH), vous allégez le travail à l’équipe chargée de gérer les ressources humaines. En effet, vous leur permettez d’automatiser la majorité des processus manuels puis de gérer de manière active la totalité des documents en lien avec les employés.

Tout ceci se fait sur une plateforme conçue pour amoindrir les risques liés à la protection des données et les soucis de conformité. C’est pour vous l’occasion de voir ce que vos travailleurs attendent réellement vous puis de trouver la manière d’accroitre la productivité de votre capital humain.

L’envoi par mails VS l’envoi sur MyPeople Doc

Avant de se décider dans l’usage de My People Doc, la plupart des entreprises se posent une question importante : pourquoi transférer des documents par l’outil My PeopleDoc au lieu de le faire par mail ? La réponse à cette question tourne autour de quatre principaux axes : la légalité, la sécurité, l’authentification et la valeur.

Tout d’abord, l’email ne garantit pas la validité juridique d’un document. Cependant, la plupart des informations traitées par le service RH sont sensibles et demandent un haut degré de confidentialité.

En outre, un document joint sur un mail n’est pas 100 % légitime, surtout s’il ne possède aucun horodatage, ni de signature. D’ailleurs, dans certaines situations, l’authentification faite par l’expéditeur n’est pas correcte. En revanche, le traitement des documents réalisé par MyPeople Doc comporte une signature, tout en suivant également les normes de sécurité. La garantie et la validité des documents sont assurées par la confirmation de l’identité de l’expéditeur. Ainsi, à l’inverse d’un envoi par mails, l’envoi sur My People Doc est confidentiel et sécuritaire.