Tout le monde connaît ce sentiment qui accompagne la participation à un événement professionnel exceptionnel. On en sort sachant qu’on a appris quelque chose de nouveau, découvert un produit indispensable ou trouvé un partenaire pour un projet. Cependant, les grands événements professionnels ne sont pas le fruit du hasard. L’organisation est essentielle à la réussite d’un événement professionnel.
Ce qu'il faut retenir :
| 📆 Fixer un objectif clair | Clarifier les raisons et les résultats attendus de l'événement. |
| 💰 Établir un budget | Prévoir les dépenses nécessaires en fonction des besoins. |
| 🏢 Choisir lieu et date | Sélectionner un lieu adapté et une date convenable pour l'événement. |
| 🤝 Contacter prestataires | Identifier et engager des prestataires pour les services nécessaires. |
| 📢 Promouvoir et suivre | Communiquer, promouvoir et évaluer l'événement après sa tenue. |
Sommaire :
En quoi consiste l’organisation d’un événement professionnel ?
Organiser un événement professionnel consiste à planifier, superviser et faire le bilan d’un événement pour une entreprise. Cela nécessite de définir un objectif, d’établir un budget réaliste et de créer un flyer pour l’événement afin d’en faire la promotion.
Si l’événement est un succès, il peut contribuer à attirer une nouvelle clientèle, à recruter de nouveaux employés et à attirer des investisseurs. Notons qu’il existe différents types d’événements professionnels, notamment :
- les réunions ;
- les conférences ;
- les salons ;
- le lancement de nouveaux produits ;
- les événements de collecte de fonds ;
- le renforcement de l’esprit d’équipe ;
- fêtes de fin d’année ;
- les journées portes ouvertes ;
- les formations virtuelles ;
- les webinaires, etc.
Chaque événement a des objectifs, des exigences, un public et des indicateurs clés de performance qui lui sont propres. Pour réussir, il faut bien connaître les cinq étapes de l’organisation d’un événement.
Les 5 étapes pour organiser un événement professionnel
L’organisation d’un événement professionnel peut sembler accablante. Cependant, si le processus est divisé en plusieurs étapes, il est plus facile de mener à bien la réunion. Voici les étapes importantes pour réussir à organiser un événement professionnel impeccable :
Fixer un objectif clair et précis
La toute première étape de l’organisation d’un événement professionnel consiste à fixer des objectifs et des résultats clairs. Réfléchissez aux raisons pour lesquelles vous organisez cet événement. Est-ce pour promouvoir la société et son image ? Est-ce pour gagner de nouveaux clients ou pour stimuler la productivité au sein d’une équipe ? Clarifier les objectifs aide à rester concentré sur ce qui est important et permet de maximiser le temps, l’énergie et les ressources. Cela aidera également à mesurer le succès après l’événement.
Établir un budget pour l’événement
L’établissement d’un budget est également une partie importante de l’organisation d’un événement professionnel. Il faut donc être réaliste. Il faut envisager les éléments suivants :
- Lieu
- Nourriture et boissons
- Hébergement
- Frais de déplacement
- Logistique
- Divertissement
Dépenser son budget pour des divertissements trop coûteux peut sembler être une bonne idée sur le moment. Cependant, s’il n’y a plus de ressources financières pour d’autres éléments essentiels, cela créera une situation délicate. Il est toujours bon d’accorder une attention suffisante à la planification et à la logistique.
Choisir un lieu et une date
Le lieu et la date de l’événement sont deux éléments majeurs qui façonneront le reste de l’organisation. Commencez à rechercher les lieux le plus tôt possible. Avant d’envisager de réserver un lieu, il est toujours important de confirmer la taille de l’espace nécessaire pour l’événement. L’endroit pourra-t-il accueillir le nombre de personnes prévu ? L’espace est-il accessible à tous ? Le marché de l’événementiel est saturé, il faut donc commencer les recherches tôt afin de trouver un jour où l’endroit sera disponible.
Contacter des prestataires de services
Selon le type d’événement prévu, il faudra trouver les prestataires adéquats pour réaliser votre projet. Pour cela, l’inventaire de vos besoins en matière de restauration, d’animation, d’intervenants et d’hôtesses, d’équipement de la salle, de sonorisation et de vidéo est nécessaire. Par la suite, il s’agira d’obtenir plusieurs devis et si possible se faire aider par un spécialiste de l’événementiel.
Par ailleurs, pour l’organisation d’un grand événement professionnel, il est judicieux de constituer une équipe. Attribuer des rôles clés aux membres de l’équipe aidera chacun à faire ce pour quoi il a été désigné.
Promouvoir et assurer le suivi
Maintenant que le plan et l’équipe sont établis, il est temps de faire passer le mot et d’assurer le suivi ! L’équipe de marketing est essentielle à cette étape. C’est à ce stade que les campagnes d’e-mailing et les invitations doivent être envoyées, ainsi que le marketing des réseaux sociaux qui est vital à l’ère du numérique. C’est également le moment d’assurer le suivi avec le lieu de l’événement, les traiteurs, les opérateurs d’équipement, les orateurs et le divertissement.
Une fois l’événement terminé, vous devez toujours procéder à une évaluation pour faire un point sur le déroulement de l’événement et son impact. Qu’est-ce qui s’est bien passé ou non ? Avez-vous atteint vos objectifs ? Est-ce que les participants étaient satisfaits ? Grâce à ces informations, vous pouvez également informer les médias afin de renforcer la notoriété de votre marque.
En résumé
La semaine précédant un événement est généralement la plus agitée, mais en suivant toutes ces étapes, les choses resteront organisées et claires. Faites en sorte que cette journée soit le reflet de ce dont vous et votre équipe êtes capables, et impressionnez vos invités ! N’oubliez pas que la planification d’un événement est fastidieuse, mais cela ne veut pas dire que vous ne devez pas vous amuser et être créatif pendant l’organisation.
