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Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez nécessairement avoir un processus de gestion de projet. Il est très important de faire de cette notion une priorité afin de maintenir une bonne organisation au sein de la structure. Le but de la gestion de projet est de vous aider à organiser, à suivre et à accomplir efficacement toutes les missions reliées à un projet. Il est par conséquent capital de bien s’organiser pour répondre aux besoins du projet dans les délais impartis. Nous vous proposons ainsi de découvrir comment améliorer votre stratégie de gestion de projet.

Gouvernance de projet : instaurez un bon comité de pilotage

Par définition, le comité de pilotage ou COPIL est un organe qui veille au bon déroulement d’un projet. Son rôle est alors d’assurer la bonne gestion du projet pour que l’entreprise atteigne ses objectifs. Le COPIL facilite la collaboration entre le client et la société, pour que les deux parties avancent en symbiose dans la bonne direction et obtiennent un résultat satisfaisant à l’issue du projet. Le comité de pilotage procède à la détermination des objectifs et au choix des moyens efficients pour les atteindre. C’est également lui qui désigne les personnes qui travailleront sur le plan d’action.

Le comité de pilotage valide les décisions du chef de projet et les choix stratégiques. Il analyse aussi l’évolution et les résultats en se servant de métriques. Un comité de pilotage est le plus souvent composé d’un maître d’ouvrage. Celui-ci joue le rôle d’intermédiaire entre l’entreprise et le client. Il soutient et supervise les décisions du chef de projet. C’est ce professionnel qui dicte toute la conduite à adopter durant le déroulement du projet. On désigne ensuite le chef de projet qui est chargé de conduire les actions. Il accompagne les membres de l’équipe dans la réalisation du plan et leur donne des consignes strictes à suivre. Lors de la réunion du comité de pilotage, il fait état de l’avancée du projet à l’aide de reportings. On retrouve enfin les autres membres du COPIL qui sont notamment le responsable marketing, le responsable commercial, le responsable technique, etc.

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Utilisez un outil de gouvernance de projet

L’outil de gestion de projet est un instrument servant à faciliter le travail de gestion de projet. Son rôle est d’automatiser les tâches de gestion de temps et de sauvegarde. Il donne aussi la possibilité de garder une trace de toutes les modifications apportées. L’usage d’un outil de gouvernance de projet présente de multiples avantages. Tout d’abord, il favorise une meilleure organisation des tâches. Un projet doit en effet être minutieusement planifié. Il n’est cependant pas toujours évident de trouver le bon timing pour mener certaines activités. Le logiciel de gestion vous facilite la planification et met en évidence les liens existant entre les diverses tâches. Il aide à savoir quelles missions effectuer en priorité. L’outil de gestion vous aide aussi à répartir les missions de la meilleure manière.

Lors du pilotage d’un projet, il arrive souvent que certains collaborateurs soient submergés par le travail, tandis que d’autres n’ont pas grand-chose à faire. Utiliser un logiciel de gestion de projet vous donnera la possibilité d’accéder à certaines fonctionnalités telles que le gestionnaire de ressources humaines qui fera une répartition plus juste du travail à abattre. Le calendrier est aussi une option qui vous aidera à identifier les tâches déjà exécutées, en cours ou qui doivent être exécutées prochainement. Cela permet à chaque membre de l’équipe de bien s’organiser afin de respecter les délais. Enfin, l’outil de gestion de projet tend à établir une bonne communication entre les collaborateurs. Les échanges entre les membres d’une même équipe sont indispensables pour la réussite d’un projet. L’outil invitera les collaborateurs à mieux discuter. Il fixera des alertes et ils recevront des notifications sur l’avancement du projet. Il permet aussi à chaque professionnel de savoir où en sont les autres collaborateurs.

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Communiquez régulièrement avec les membres de l’équipe

Les chefs de projet sont en général tellement focalisés sur l’atteinte de leurs objectifs qu’ils peuvent parfois totalement oublier l’aspect relationnel du travail. La communication avec les membres de l’équipe est très importante. Elle favorise en effet la diffusion de toutes les informations et les instructions nécessaires à la concrétisation du projet. Sans une bonne communication, les autres collaborateurs ne seront pas bien informés, ce qui peut laisser place à une baisse de motivation dans leurs rangs.

Ensuite, la communication aide à coordonner les actions des travailleurs, à les encourager et à les emmener à atteindre le but fixé. Si vous communiquez bien avec vos coéquipiers, vous réussirez à atteindre vos objectifs dans les délais impartis. La communication permet par ailleurs de renforcer l’esprit d’équipe et d’augmenter l’engagement des collaborateurs. Cela vous évitera de faire face à un mécontentement de la part du client.

Responsabilisez les membres de l’équipe avec un pilotage par les jalons

Déléguer les tâches peut sembler facile, il s’agit pourtant de l’une des choses les plus difficiles à faire en entreprise, notamment en tant que chef de projet. Vous devez prendre conscience que déléguer votre travail vous aidera à mieux équilibrer les charges de travail et à accomplir plus de choses en peu de temps. Vous offrez aussi une occasion à vos collaborateurs d’apprendre de vous, d’augmenter leurs compétences et de contribuer au succès de l’entreprise. Pour déléguer vos tâches efficacement, vous devez les transmettre aux bons collaborateurs. Ce qui implique que vous devrez connaître en amont les forces et les faiblesses des membres de votre équipe. De cette manière, vous confierez à chacun un travail qu’il est capable de réaliser avec brio.

Déléguer du travail ne se limite pas seulement à confier une mission à une autre personne. Vous devez être en mesure de fournir des consignes claires, de donner les ressources nécessaires et d’apporter du soutien à vos collaborateurs. Même si vous êtes toujours présent pour aider les employés à surmonter les difficultés, vous devez vraiment vous détacher de la tâche déléguée. Autrement dit, il faudra leur donner l’autorité requise pour prendre les décisions qui s’imposent pour accomplir leurs missions. Prenez enfin le temps d’examiner et de vérifier le travail abattu par vos collaborateurs. Cela vous aidera à vous assurer que tous les critères de pilotage du projet ont été respectés.