Ecouter l'articleLe numérique fait apparaître chaque jour de nouvelles possibilités. Dans ce sens, il permet de simplifier les démarches administratives pour les usagers par la dématérialisation de plusieurs services. À titre indicatif, il y a la dématérialisation des bulletins de paie en entreprise et plusieurs démarches administratives qui se font désormais en ligne. Pour conserver leurs documents en toute sécurité, beaucoup recherchent une solution pratique et fiable.
Parmi les différents outils de stockage qui existent sur Internet, Digiposte arrive à se démarquer par la qualité des services qu’il propose. Fluidité, gain de temps, optimisation des processus administratifs, Digiposte présente plusieurs avantages pour la dématérialisation des bulletins de paie et le stockage des documents importants. Dans cet article, nous vous présentons l’outil numérique Digiposte.
Présentation de Digiposte
Digiposte est un coffre-fort numérique où vous pouvez récupérer, classer, stocker, gérer et partager automatiquement tous vos documents importants. Il est le leader des services de coffre-fort numérique pour les salariés en particulier et pour les particuliers en général.
Cet outil a vu le jour il y a 10 ans de la volonté d’un président de créer une boîte aux lettres sécurisée et un service pour aider les citoyens à gérer leur vie administrative. Avec la loi de travail et la dématérialisation des fiches de paie, Digiposte se place en toute logique comme le coffre-fort numérique des salariés.
Digiposte pour la conservation numérique des bulletins de paie
Distribuer des bulletins de paie numérique est devenue une pratique courante dans les entreprises. Cela ne remplace pas pour autant la réception des bulletins de paie au format papier. Pour gagner du temps et de la place, s’organiser de manière plus intuitive, la dématérialisation des bulletins de paie est une solution très avantageuse.
Que vous choisissiez d’envoyer ou de recevoir les bulletins de paie en version numérique, Digiposte se charge de les conserver pour vous dans un coffre-fort sécurisé. Vous pouvez facilement numériser et archiver vos documents importants au format papier.
Quelques chiffres qui témoignent du succès de Digiposte
Digiposte compte plus de 5 millions d’utilisateurs. Aujourd’hui, plus de 7 000 entreprises de toute taille et de tout secteur envoient des informations à plus de 3 millions de salariés utilisateurs. De même, plus de 300 millions de documents sont aujourd’hui stockés dans les coffres-forts sécurisés.
Comment Digiposte peut-il être utilisé par les particuliers et les entreprises ?
Pour les entreprises, Digiposte permet de dématérialiser l’envoi des documents vers des salariés, des clients, des adhérents, etc. Il est ainsi possible d’envoyer des documents tels que les fiches de paie, les contrats, les avenants, les factures et tous les documents que l’entreprise doit envoyer à ses clients.
Pour les particuliers, Digiposte est un service gratuit qui leur permet de gérer leurs documents importants. Pour cela, il leur suffit de configurer leurs organismes : impôts, banque, sécurité sociale, factures d’électricité, factures de toute sorte, etc. Les documents arrivent automatiquement dans Digiposte.
Tous leurs documents essentiels et ceux qui sont à stocker sont disponibles dans un même et unique coffre-fort numérique et sont parfaitement sécurisés. Cela leur facilite la tâche pour tout renouvellement de documents officiels qu’ils auront à faire : carte d’identité, passeport et autres.
Que propose Digiposte aux employeurs et aux DRH ?
Ce coffre-fort numérique sécurisé permet aux employeurs d’envoyer les bulletins de paie, les contrats, les avenants à leurs salariés dans Digiposte. L’outil leur garantit également une parfaite traçabilité administrative pour leurs employés et une véritable simplification d’utilisation en ce qui concerne leurs documents d’employeur. Les employeurs peuvent ainsi offrir un espace personnel et sécurisé à leurs employés.
En outre, c’est aussi un canal privilégié qui permet à l’employeur de communiquer avec ses employés. Cette communication se fait au travers des cartes d’actualité dans l’application ou sur le site web de Digiposte. Les cartes permettent de porter un message auprès des salariés et elles sont cliquables. Elles renvoient vers un site extranet ou directement vers un document PDF.
Quels sont les avantages de la solution Digiposte pour les employeurs et salariés ?
Le coffre-fort numérique Digiposte présente également des avantages tant aux employeurs qu’aux salariés.
Pour les employeurs
Les avantages de Digiposte pour les employeurs sont triples. Tout d’abord, la solution est simple et rapide à mettre en place grâce à l’interfaçage avec les logiciels RH. D’autre part, les données ont une valeur probante et pour finir les délais en ligne sont garantis. Tout cela repose sur un socle technique qui est sécurisé. En fait, les data centers de Digiposte sont hébergés en France. Il s’agit des data centers du groupe la Poste. De plus, la solution est pérenne.
Pour les salariés
L’avantage pour le salarié, c’est que ses documents sont certifiés. Ils ont la même valeur authentique qu’un document papier. Le salarié peut donc les réutiliser dans le cadre d’une démarche ; une démarche pour obtenir un prêt par exemple. Par ailleurs, Digiposte est flexible pour le salarié dans la mesure où il lui donne la possibilité de rajouter des documents. Il peut aller chercher ces documents manuellement ou automatiquement grâce à ses organismes et partager ses documents avec un tiers en toute confiance.
De plus, il y a un scanneur intégré dans l’application mobile et une fonctionnalité de Drag & Drop sur le site web. Il est donc possible d’ajouter sa facture, sa garantie ou les documents papier qui sont importants. À cet effet, tous les documents importants sont disponibles partout et tout le temps, soit sur le site web soit sur l’application mobile. La plupart des salariés sont satisfaits de cette solution qui leur fait gagner du temps.
Il faut noter que le salarié garde son Digiposte tout au long de sa vie professionnelle. Lorsqu’il change d’entreprise, il peut continuer à recevoir ses fiches de paie sur ce même Digiposte.
Quels sont les autres secteurs qui peuvent utiliser Digiposte ?
Au-delà des RH, Digiposte est également utilisé par des Universités et de grandes écoles pour envoyer des relevés de notes ou des attestations de réussite. Les Universités peuvent ainsi y déposer des documents authentiques, comme les relevés de notes universitaires ou les certificats de réussite.
Tout comme pour les salariés, les documents récupérés par les étudiants dans Digiposte sont authentiques et sont aussi valables que les formats papier. Ils portent un sceau de certification. L’étudiant dont l’Université a mis à disposition ce coffre-fort numérique peut donc présenter le document numérique de Digiposte aux organismes qui en ont besoin.
Digiposte peut également fonctionner comme un espace de partage où les utilisateurs peuvent partager leurs documents avec les organismes de leur choix directement depuis la plateforme. Ces organismes peuvent consulter le document authentique en ligne et l’imprimer sous forme de document papier.
Toujours dans le domaine de l’éducation, Digiposte a également un partenariat avec le ministère de l’Éducation nationale pour permettre de récupérer les attestations de diplôme. D’un autre côté, Digiposte est également utilisé dans les domaines de l’immobilier, de la banque, de l’assurance. Il est aussi utilisé dans le domaine de la santé grâce à un hébergement agrée HDS.
En résumé
Digiposte est l’outil qui vous simplifie la vie. Son coffre-fort numérique sécurisé vous permet de conserver vos bulletins de paie. L’ensemble de vos documents importants sont conservés à un seul et même endroit. Il vous garantit la tranquillité d’esprit et vous offre la sécurité dont vous avez besoin pour toutes vos tâches administratives.
