Les déplacements pour raisons professionnels sont aujourd’hui indispensables au sein de nombreuses organisations. C’est une obligation légale pour les entreprises de payer les frais liés aux voyages de leurs employés lors de ces missions. Comment évaluer les dépenses dans ce genre de situations ? Dans les lignes à suivre, nous vous instruirons sur la façon de gérer les frais de déplacement professionnels.

Les différents types de dépenses lors d’un déplacement professionnel

Les dépenses professionnelles sont le plus souvent liées à l’usage d’un véhicule personnel à l’occasion d’une mission professionnelle. Relevons quelques dépenses que peuvent engendrer les déplacements professionnels.

  • Les frais de déplacement, de péages et de stationnement

Les frais de déplacement professionnel regroupent toutes les dépenses en rapport au moyen de transport emprunté dans la réalisation d’une mission professionnelle. Dans certains cas, quelques entreprises équipent leurs collaborateurs d’un badge de télépéage pour faciliter la gestion des frais de péages. Les dépenses de stationnements sont également remboursées, comme tous les autres frais, mais suite à la présentation d’un justificatif.

  • Les frais d’hébergement et de restauration

L’entreprise doit également prendre en charge les frais d’hébergement de l’employé en mission. Ces frais concernent toutes les dépenses liées au logement de l’employé dans le cadre du voyage professionnel. Que ce soit à l’hôtel ou via une plateforme d’hébergement collaboratif, les frais d’hébergement sont remboursés et valides quand le salarié se trouve à plusieurs kilomètres de son domicile.

  • Les frais de parking et de garage

Pour être remboursés, les frais de parking et de garage doivent être rigoureusement proportionnels à la mission du travailleur.

  • Les frais de réparation en cas d’accident

Si un employé se retrouve confronté à un accident de circulation, la note de réparation sera adressée à son entreprise. Les dépenses dans ce cas doivent être raisonnables, justifiées et conformes aux obligations légales.

Les avantages d’une application de notes de frais

En raison du nombre important de déplacements, les frais professionnels s’accumulent très vite et leur traitement s’avère difficile à gérer. Il est donc nécessaire pour toute entreprise de s’équiper d’un outil dédié à la gestion des notes de frais. Pour gagner du temps et améliorer la gestion et le contrôle des dépenses, les entreprises doivent opter pour une solution intelligente et digitale.

Intéressons-nous à l’application de gestion de notes de frais N2F

Des applications de gestion de notes de frais comme N2F fonctionnent aussi bien en ligne que sans connexion. En effet, pour assurer le service hors ligne, une version Smartphone de cette application a été prévue. La solution N2F offre aux entreprises la possibilité de calculer automatiquement la distance parcourue par un employé en déplacement professionnel.

Cette application favorise également l’intégration des étapes du parcours et le montant des frais kilométriques. Un autre avantage de cette application est qu’elle est à jour au barème des frais kilométriques en vigueur.

Elle génère un justificatif de déplacement. Ce dernier est immédiatement associé à chaque déplacement. N2F est une solution fiable qui permet d’être à jour vis-à-vis de la réglementation en vigueur, vous préservant contre tout redressement fiscal.