Vous savez, en tant que propriétaire d’entreprise, que l’une des clés pour réussir est une gestion efficace des dépenses. Toutefois, cette gestion peut devenir un défi lorsque votre entreprise commence à se développer. Suivre toutes vos dépenses se révèle plus ardu, surtout lorsque vous ne disposez pas des ressources ou des logiciels adéquats pour les gérer de manière appropriée. Dans cet article, nous vous proposons cinq (5) astuces pour tirer le meilleur parti de vos ressources et mieux gérer vos dépenses en entreprise.

Ce qu'il faut retenir :

💼 Politique de dépenses claire Établir des limites et exiger des reçus pour toutes les dépenses.
🔍 Contrôle des notes de frais Vérifier la légitimité de chaque dépense pour éviter les abus.
📑 Supprimer les reçus papier Opter pour un système dématérialisé pour un suivi plus facile.
💰 Comptable et logiciel de comptabilité Engager un comptable et utiliser des logiciels pour un suivi précis des dépenses.
🔄 Automatisation de la TVA Récupérer automatiquement la TVA sur les dépenses éligibles.

Établir une politique de dépenses claire

L’une des premières choses à faire pour mieux gérer votre trésorerie en entreprise est d’établir une politique de dépenses claire. Cela permettra de s’assurer que tous les employés sont sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les dépenses. Cela vous aidera également à suivre les dépenses dans des domaines spécifiques.

Vous pouvez créer une politique de dépenses en fixant des limites pour certains types de dépenses spécifiques. En outre, vous pouvez imposer aux employés de présenter des reçus pour toutes les dépenses, aussi minimes soient-elles.

Vous devez communiquer clairement cette politique à tous les employés pour éviter les surprises lors de la déclaration des dépenses. En créant dès le départ des directives claires, vous allez éviter bien des problèmes et des gaspillages d’argent par la suite.

Contrôler les notes de frais

Lorsque vous examinez les notes de frais, veillez à créer des contrôles dans le système. Cela signifie que vous devez vérifier que toutes les dépenses sont légitimes et qu’il existe une trace écrite pour chaque dépense.

Cette tâche peut sembler fastidieuse, mais elle est essentielle si vous voulez éviter les fraudes et les abus. En utilisant un logiciel de notes de frais et en créant des contrôles dans le système, vous pouvez vous assurer que toutes les dépenses sont légitimes et que votre entreprise est protégée.

mieux gérer votre trésorerie en entreprise

Supprimer les reçus papier

Une autre astuce pour améliorer la gestion de vos dépenses est de ne plus utiliser de papier pour vos reçus. Ce changement peut sembler anodin, pourtant il peut faire une grande différence en matière de suivi des dépenses. De plus, si un employé doit déclarer ses dépenses en vue d’un remboursement, il devra retrouver tous ses reçus et les présenter individuellement.

Grâce à un système dématérialisé, tous les reçus sont stockés électroniquement et ne peuvent donc pas se perdre. De même, si un employé doit justifier ses dépenses, il peut simplement les exporter du système et les envoyer. Cela permet de gagner beaucoup de temps et de réduire les frustrations liées à la gestion des dépenses.

Faire appel à un comptable et investir dans un logiciel de comptabilité

Engager un comptable expérimenté et compétent peut vous aider à long terme. Il suivra constamment vos dépenses, apportera les corrections nécessaires et veillera à ce que les impôts soient payés à temps.

De plus, en acquérant les derniers logiciels de comptabilité, vous pouvez suivre les dépenses et les entrées d’argent de manière précise et automatique. Ces outils peuvent vous aider à élaborer un nouveau budget sur la base des prévisions futures, mais également des données passées.

Dans ce même ordre d’idées, vous ne devez pas dépasser deux niveaux de validation. Une autre façon d’améliorer la gestion de vos dépenses est de limiter le nombre de niveaux de validation. Cela signifie que vous ne devez demander qu’à deux personnes ou à deux niveaux d’approbation d’autoriser une dépense avant qu’elle ne soit financée.

Automatiser la récupération de la TVA

Enfin, l’une des meilleures façons de bien gérer vos dépenses en entreprise est d’automatiser la récupération de la TVA. Cela signifie que vous pouvez récupérer automatiquement la TVA sur les dépenses éligibles. Cela peut permettre à votre entreprise d’économiser beaucoup d’argent et vous éviter les tracas liés à la récupération manuelle de la TVA. L’automatisation de la récupération de la TVA permet à votre entreprise d’obtenir facilement l’argent qui lui est dû.

En résumé

Ce ne sont là que quelques astuces pour bien gérer vos dépenses. Ces astuces pourront aider votre entreprise à économiser de l’argent et à éviter les fraudes et les abus. Adoptez une approche minutieuse, automatisez les paiements et investissez dans les bons outils de comptabilité pour engranger des bénéfices à long terme.