Comment passer à la dématérialisation de vos factures fournisseurs ?

La dématérialisation des factures sera bientôt une obligation pour tous. Si vous souhaitez anticiper sur le calendrier établi par les pouvoirs publics sur l’obligation d’usage de ce système, ce qui suit devrait vous intéresser. De quelle manière procéder pour pratiquer la dématérialisation de factures dans une entreprise ?

Trouvez le bon logiciel pour dématérialiser vos factures

La dématérialisation passe par l’adoption d’un logiciel informatique. Comme il est possible de le voir sur cette page, ce logiciel aide à la gestion du processus de facturation, à la compilation des données, ainsi qu’au classement des documents. L’utilisation de ces logiciels de dématérialisation de factures vous permet de gagner en temps. Il faut alors choisir une solution adaptée aux besoins de votre entreprise. Il existe en effet sur le marché plusieurs éditeurs qui proposent ces programmes informatiques.

Voici les principaux points dont il faut tenir compte pour choisir un logiciel de dématérialisation :

• La possibilité d’intégrer le logiciel de dématérialisation des factures avec les logiciels comptables : la facturation concerne avant tout le service comptable. Le logiciel de gestion de dématérialisation des factures doit donc prendre en compte les logiciels utilisés en comptabilité d’entreprise.
• Un système de reconnaissance optique de caractères performant : cela permet au logiciel de numériser rapidement les factures papier. Cela vous sera utile lors de la numérisation de vos archives de facturation.
• La possibilité d’assurer la conformité fiscale : c’est un détail important en comptabilité. Le fait que le logiciel de gestion de la facturation intègre ce type de service permet de gagner du temps. Dans les faits, cela signifie que le logiciel pourra confirmer l’identité du fournisseur et l’authenticité des mentions obligatoires (SIREN ou TVA par exemple).
• Des conditions d’archivage et de stockage approprié : plusieurs logiciels proposent un système d’archivage, mais cela ne suffit pas. Il faudra vérifier si l’espace dans lequel les données sont stockées est sécurisé. C’est un point important, car les factures doivent être conservées pour 10 ans au regard de la loi sur le commerce. Les archives doivent également être faciles d’accès.

La sécurité est enfin un point non négociable. Les factures numériques doivent être obligatoirement horodatées pour un meilleur suivi. Les factures doivent se conformer par ailleurs aux normes en vigueur pour garantir leur intégrité et leur lisibilité.

Comment bien organiser votre dématérialisation ?

La mise en place de la dématérialisation des factures soulève, dans une entreprise, des défis en interne. C’est pourtant une obligation à laquelle, dans peu de temps, il faudra s’adapter. Il faut donc commencer par sensibiliser les employés dès maintenant afin que tout le monde puisse bien comprendre la manière dont le nouveau système fonctionne.

Une fois le logiciel choisi, il faudra alors que les employés soient formés à son usage. C’est une étape assez aisée, car il s’agit d’un programme très intuitif. Un autre point important est la numérisation des factures papier en votre possession. Grâce à un système OCR performant, vous pouvez réaliser cela assez facilement.

Parler de cet outil avant de le mettre en place est aussi une nécessité. Les employés doivent être mis au courant de cette nouvelle manière de procéder, ce qui sera plus facile lors des formations.