En tant que professionnels, vous êtes régulièrement confrontés à la gestion des paiements et à la facturation de vos services ou des biens que vous vendez. Lorsque vous travaillez avec des administrations, le mandat administratif est souvent utilisé comme moyen de paiement. Il nécessite de respecter certaines règles et modalités.

Ce qu'il faut retenir :

  • Le mandat administratif est un moyen de paiement officiel utilisé entre les administrations et les fournisseurs pour régler une dépense.
  • Pour créer une facture pour un mandat administratif, il faut respecter certaines normes, notamment en ce qui concerne les informations à indiquer et les modalités de paiement.
  • Le paiement d'un mandat administratif suit une procédure spécifique, avec un délai de paiement de 20 jours qui peut être réduit en cas de mandat administratif dématérialisé.
  • Le paiement par mandat administratif peut rencontrer des complications, notamment en cas d'erreurs ou d'omissions dans la facture, de difficultés financières de l'administration ou de retard de paiement.
  • Des règles ont été mises en place pour réguler l'utilisation des mandats administratifs, notamment en ce qui concerne le délai de paiement, les intérêts moratoires et la possibilité de saisir le Médiateur des entreprises en cas de litige.

Le mandat administratif, qu’est-ce que c’est ?

Créé spécifiquement pour les transactions entre administrations et fournisseurs, il est un moyen de paiement officiel, reconnu par le Code général des collectivités territoriales et le Code de la commande publique. Il s’agit en réalité d’un ordre de paiement donné par une administration à son comptable public pour régler une dépense.

L’usage du mandat administratif n’est pas systématique. Il est principalement utilisé dans le cadre de transactions spécifiques, comme les contrats de fourniture d’énergie, les services de restauration collective ou les prestations artistiques.

Création d’une facture pour un mandat administratif

Créer une facture pour un mandat administratif nécessite de respecter certaines normes :

  • Vous devez indiquer vos informations complètes, à savoir : votre nom ou raison sociale, votre adresse, votre numéro de TVA intracommunautaire et votre numéro SIRET.
  • Précisez les coordonnées du client, à savoir son nom, son adresse et le service concerné par la facture.
  • La facture doit mentionner clairement la date de l’opération, la nature des biens vendus ou des services fournis, ainsi que le montant hors taxe, le taux de TVA applicable et le montant TTC.
  • Indiquez le mode de paiement (mandat administratif) et le délai de paiement.

Depuis janvier 2020, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les entreprises travaillant avec l’administration. Assurez-vous d’être en conformité avec cette obligation.

Les modalités de paiement d’un mandat administratif

Le paiement d’un mandat administratif suit une procédure bien précise. Une fois la facture reçue, l’administration doit vérifier la conformité de celle-ci avec le contrat initial. Elle émet un ordre de mandatement, qui est transmis au comptable public. Celui-ci a un délai de 20 jours pour effectuer le paiement.

Le délai de paiement peut être plus court si vous avez opté pour le mandat administratif dématérialisé. Cette option permet d’accélérer le processus de paiement.

Les complications possibles

Malgré tout, le paiement par mandat administratif peut parfois réserver quelques surprises. Par exemple, si votre facture comporte des erreurs ou des omissions, le paiement peut être retardé. Si l’administration rencontre des difficultés financières, le paiement peut être différé.

Lors d’un retard de paiement, vous pouvez réclamer des intérêts moratoires. Ces derniers sont calculés sur la base du taux d’intérêt de la Banque centrale européenne, majoré de 8 points.

La régulation des mandats administratifs

Face aux possibles complications, le législateur a mis en place un certain nombre de règles pour encadrer l’utilisation des mandats administratifs :

  • Le délai de paiement ne peut pas dépasser 50 jours à compter de la réception de la facture.
  • Le montant des intérêts moratoires doit être mentionné sur la facture. Si ce n’est pas le cas, l’administration peut refuser de les payer.
  • En cas de litige, vous pouvez saisir le Médiateur des entreprises. Celui-ci est chargé de faciliter le dialogue entre vous et l’administration, et de trouver une solution à l’amiable.

Le mandat administratif électronique, une solution d’avenir ?

Face à ces enjeux, le mandat administratif électronique se présente comme une solution d’avenir. Il permet non seulement d’accélérer le processus de paiement, mais aussi de réduire les erreurs et les oublis. Iil offre une plus grande transparence, en permettant de suivre en temps réel l’avancement du paiement.

Pour en bénéficier, vous devez vous inscrire sur la plateforme Chorus Pro, le portail de facturation électronique de l’État. Une fois inscrit, vous pourrez envoyer vos factures en ligne, et suivre leur traitement en temps réel.

Même si le mandat administratif peut parfois sembler complexe, il est un moyen de paiement sûr et réglementé. En vous familiarisant avec ses modalités, vous serez en mesure de travailler en toute sérénité avec l’administration.

Les enjeux de protection des données dans le mandat administratif

Le traitement des données constitue un aspect crucial dans le monde de la facturation électronique. Les informations du fournisseur et de l’administration concernée sont stockées dans le système de facturation et doivent être correctement protégées pour éviter tout risque de fuite ou de piratage. Les fournisseurs doivent veiller à respecter les réglementations en vigueur concernant le traitement et la protection des données.

La mise en place de la facturation électronique nécessite la mise à jour régulière des logiciels de facturation afin d’assurer leur sécurité. Formez le personnel à la gestion sécurisée des données et à la détection des éventuelles menaces.

Pour garantir une protection optimale des données, il est recommandé d’établir une politique de sécurité des données au sein de l’entreprise. Celle-ci doit notamment encadrer la collecte et l’utilisation des données, ainsi que leur conservation et leur suppression.

La dénomination des factures dans le cadre du mandat administratif

Une autre question importante à prendre en compte lorsqu’il s’agit de mandats administratifs est la dénomination des factures. Vous devez bien distinguer les différents types de documents qui peuvent être émis dans le cadre de ce processus :

  • La facture émise est le document principal qui est envoyé à l’administration pour demander le paiement. Elle doit contenir toutes les informations nécessaires à l’identification du fournisseur, de l’administration concernée et des biens ou services fournis. Elle doit mentionner le montant à payer et le délai de paiement.
  • La note de crédit, quant à elle, est un document qui rectifie une facture précédemment émise. Elle peut être utilisée pour corriger une erreur, pour accorder un rabais ou pour annuler une facture. Elle doit être clairement identifiée comme étant une note de crédit et doit faire référence à la facture qu’elle rectifie.

Distinguez bien ces documents pour éviter toute confusion lors de la facturation et conservez une copie de tous ces documents pour votre comptabilité et pour pouvoir répondre à d’éventuelles demandes de l’administration.