Pour une entreprise, archiver des documents constitue une disposition indispensable. Elle permet de sauvegarder des fichiers, de conserver des traces des transactions et dâavoir des preuves Ă©crites. Pour la mettre en Ćuvre, il est possible de recourir Ă des solutions en ligne. Lâarchivage physique ne perd pas pour autant du terrain face Ă lâarchivage numĂ©rique. Mais quâest-ce que ce type dâarchivage ? Comment se fait-il ?
Ce qu'il faut retenir :
đ Organisation | Classement efficace des documents selon des critĂšres prĂ©cis. |
đ CatĂ©gories | Trois types d'archives : courantes, intermĂ©diaires, dĂ©finitives. |
đ SĂ©lection | Tri et hiĂ©rarchisation des documents Ă archiver. |
đą Expertise | Recourir Ă des professionnels pour un archivage sĂ©curisĂ©. |
ⳠGain de temps | Concentrer les efforts sur l'activité principale de l'entreprise. |
Sommaire :
đ Le classement des documents
Archiver des documents revient Ă les ranger, les ordonner et les classer en fonction de critĂšres dĂ©finis par lâarchiveur. Les documents peuvent ĂȘtre classĂ©s selon la date de leur Ă©laboration (ou leur rĂ©ception), leur forme et les supports matĂ©riels sur lesquels ils sont produits.
Lâarchivage peut ĂȘtre rĂ©alisĂ© par des professionnels, comme la SGA, spĂ©cialiste de l’archivage Strasbourg (67), ou par lâentreprise, lâorganisme public ou privĂ© concernĂ©. Dans tous les cas, le but reste de mettre de lâordre dans les documents afin de mieux les retrouver et de ne pas les perdre.
đ Les catĂ©gories dâarchives
On distingue trois grandes catĂ©gories dâarchives. Dâabord, les archives courantes. Comme leur nom lâindique, ces archives concernent les documents qui portent sur les affaires courantes, câest-Ă -dire les affaires que traite frĂ©quemment lâentreprise. Ă cĂŽtĂ©, il y a les archives intermĂ©diaires. Elles ne sont pas courantes, mais elles sont consultĂ©es ponctuellement.
Selon les dispositions lĂ©gales, dans lâarchivage physique, les archives intermĂ©diaires doivent ĂȘtre conservĂ©es selon une durĂ©e bien dĂ©finie. Lorsque le dĂ©lai dĂ©fini est dĂ©passĂ©, elles peuvent ĂȘtre dĂ©truites. La derniĂšre catĂ©gorie des archives est celle des archives dĂ©finitives. Elle regroupe les documents conservĂ©s de maniĂšre dĂ©finitive. Autrement dit, leur conservation nâest soumise Ă aucune durĂ©e. Ces archives sont pratiques pour sauvegarder lâhistoire dâune entreprise.
đŠ Comment rĂ©ussir lâarchivage physique ?
Contrairement Ă ce quâon peut croire, faire de lâarchivage physique nĂ©cessite de lâexpertise. En effet, une mauvaise conservation des documents risque dâentraĂźner une perte de donnĂ©es importantes pour une entreprise. Par consĂ©quent, il convient de mettre en Ćuvre diverses Ă©tapes :
- Identifier les missions et les attributions des services de lâentreprise : cela permet de mieux dĂ©finir lâordre de rangement des documents ;
- Ătablir une liste des documents dâarchives et les hiĂ©rarchiser ;
- Procéder à un tri ou une sélection des documents à archiver ;
- CrĂ©er une politique de gestion adaptĂ©e Ă lâentreprise afin de mieux articuler les services dâarchivage.
Bien entendu, ces Ă©tapes ne sont que classiques. Comme dans le cas de lâarchivage numĂ©rique oĂč il faut choisir un bon outil, les Ă©tapes peuvent ĂȘtre adaptĂ©es en fonction des besoins de lâentreprise et de ses obligations. Le plus important, câest que lâarchivage soit rĂ©alisĂ© de façon professionnelle, sĂ©curisĂ©e et intĂšgre. Les documents doivent ĂȘtre bien conservĂ©s.
đŠ Recourir Ă lâexpertise de SGA, spĂ©cialiste de lâarchivage Ă Strasbourg (67)
RĂ©ussir lâarchivage physique implique de mettre en Ćuvre diverses techniques. Or, pour une entreprise, le temps est une ressource prĂ©cieuse ; elle ne doit pas en gaspiller. Alors, plutĂŽt que de se concentrer sur lâarchivage, il est indispensable quâelle focalise son attention sur son activitĂ©. Ă cet effet, elle peut recourir Ă lâexpertise dâune entreprise qui dispose des compĂ©tences requises.
SpĂ©cialiste de lâarchivage Ă Strasbourg (67) depuis des annĂ©es, SGA accompagne les entreprises dans leur dĂ©marche pour rĂ©organiser leur systĂšme dâarchivage. Pour rĂ©ussir lâopĂ©ration, elle analyse les besoins de lâentreprise et dĂ©termine les meilleures conditions pour sauvegarder ses donnĂ©es. Une vĂ©ritable Ă©quipe se crĂ©e autour de votre projet pour vous aider Ă trouver les meilleures solutions dâarchivage.
Par-dessus tout, SGA veille Ă faire de lâarchivage en respectant les normes dĂ©finies par les textes lĂ©gislatifs. Vous voulez faire le plein de renseignements Ă propos des conditions Ă remplir pour lâarchivage physique ? Vous pouvez en savoir plus sur la loi du 3 janvier 1979 sur les archives.
Avec SGA, Ă Strasbourg, offrez-vous des services dâarchivage physique de vos documents, tout en respectant les conditions requises par la loi.