Pour une entreprise, archiver des documents constitue une disposition indispensable. Elle permet de sauvegarder des fichiers, de conserver des traces des transactions et d’avoir des preuves écrites. Pour la mettre en œuvre, il est possible de recourir à des solutions en ligne. L’archivage physique ne perd pas pour autant du terrain face à l’archivage numérique. Mais qu’est-ce que ce type d’archivage ? Comment se fait-il ?
Sommaire :
Le classement des documents
Archiver des documents revient à les ranger, les ordonner et les classer en fonction de critères définis par l’archiveur. Les documents peuvent être classés selon la date de leur élaboration (ou leur réception), leur forme et les supports matériels sur lesquels ils sont produits.
L’archivage peut être réalisé par des professionnels, comme la SGA, spécialiste de l’archivage Strasbourg (67), ou par l’entreprise, l’organisme public ou privé concerné. Dans tous les cas, le but reste de mettre de l’ordre dans les documents afin de mieux les retrouver et de ne pas les perdre.
Les catégories d’archives
On distingue trois grandes catégories d’archives. D’abord, les archives courantes. Comme leur nom l’indique, ces archives concernent les documents qui portent sur les affaires courantes, c’est-à-dire les affaires que traite fréquemment l’entreprise. À côté, il y a les archives intermédiaires. Elles ne sont pas courantes, mais elles sont consultées ponctuellement.
Selon les dispositions légales, dans l’archivage physique, les archives intermédiaires doivent être conservées selon une durée bien définie. Lorsque le délai défini est dépassé, elles peuvent être détruites. La dernière catégorie des archives est celle des archives définitives. Elle regroupe les documents conservés de manière définitive. Autrement dit, leur conservation n’est soumise à aucune durée. Ces archives sont pratiques pour sauvegarder l’histoire d’une entreprise.
Comment réussir l’archivage physique ?
Contrairement à ce qu’on peut croire, faire de l’archivage physique nécessite de l’expertise. En effet, une mauvaise conservation des documents risque d’entraîner une perte de données importantes pour une entreprise. Par conséquent, il convient de mettre en œuvre diverses étapes :
- Identifier les missions et les attributions des services de l’entreprise : cela permet de mieux définir l’ordre de rangement des documents ;
- Établir une liste des documents d’archives et les hiérarchiser ;
- Procéder à un tri ou une sélection des documents à archiver ;
- Créer une politique de gestion adaptée à l’entreprise afin de mieux articuler les services d’archivage.
Bien entendu, ces étapes ne sont que classiques. Comme dans le cas de l’archivage numérique où il faut choisir un bon outil, les étapes peuvent être adaptées en fonction des besoins de l’entreprise et de ses obligations. Le plus important, c’est que l’archivage soit réalisé de façon professionnelle, sécurisée et intègre. Les documents doivent être bien conservés.
Recourir à l’expertise de SGA, spécialiste de l’archivage à Strasbourg (67)
Réussir l’archivage physique implique de mettre en œuvre diverses techniques. Or, pour une entreprise, le temps est une ressource précieuse ; elle ne doit pas en gaspiller. Alors, plutôt que de se concentrer sur l’archivage, il est indispensable qu’elle focalise son attention sur son activité. À cet effet, elle peut recourir à l’expertise d’une entreprise qui dispose des compétences requises.
Spécialiste de l’archivage à Strasbourg (67) depuis des années, SGA accompagne les entreprises dans leur démarche pour réorganiser leur système d’archivage. Pour réussir l’opération, elle analyse les besoins de l’entreprise et détermine les meilleures conditions pour sauvegarder ses données. Une véritable équipe se crée autour de votre projet pour vous aider à trouver les meilleures solutions d’archivage.
Par-dessus tout, SGA veille à faire de l’archivage en respectant les normes définies par les textes législatifs. Vous voulez faire le plein de renseignements à propos des conditions à remplir pour l’archivage physique ? Vous pouvez en savoir plus sur la loi du 3 janvier 1979 sur les archives.
Avec SGA, à Strasbourg, offrez-vous des services d’archivage physique de vos documents, tout en respectant les conditions requises par la loi.
