Ecouter l'article

Pour une entreprise, archiver des documents constitue une disposition indispensable. Elle permet de sauvegarder des fichiers, de conserver des traces des transactions et d’avoir des preuves Ă©crites. Pour la mettre en Ɠuvre, il est possible de recourir Ă  des solutions en ligne. L’archivage physique ne perd pas pour autant du terrain face Ă  l’archivage numĂ©rique. Mais qu’est-ce que ce type d’archivage ? Comment se fait-il ?

Ce qu'il faut retenir :

📂 Organisation Classement efficace des documents selon des critĂšres prĂ©cis.
📁 CatĂ©gories Trois types d'archives : courantes, intermĂ©diaires, dĂ©finitives.
🔍 SĂ©lection Tri et hiĂ©rarchisation des documents Ă  archiver.
🏱 Expertise Recourir Ă  des professionnels pour un archivage sĂ©curisĂ©.
⏳ Gain de temps Concentrer les efforts sur l'activitĂ© principale de l'entreprise.

📂 Le classement des documents

Archiver des documents revient Ă  les ranger, les ordonner et les classer en fonction de critĂšres dĂ©finis par l’archiveur. Les documents peuvent ĂȘtre classĂ©s selon la date de leur Ă©laboration (ou leur rĂ©ception), leur forme et les supports matĂ©riels sur lesquels ils sont produits.

L’archivage peut ĂȘtre rĂ©alisĂ© par des professionnels, comme la SGA, spĂ©cialiste de l’archivage Strasbourg (67), ou par l’entreprise, l’organisme public ou privĂ© concernĂ©. Dans tous les cas, le but reste de mettre de l’ordre dans les documents afin de mieux les retrouver et de ne pas les perdre.

📂 Les catĂ©gories d’archives

On distingue trois grandes catĂ©gories d’archives. D’abord, les archives courantes. Comme leur nom l’indique, ces archives concernent les documents qui portent sur les affaires courantes, c’est-Ă -dire les affaires que traite frĂ©quemment l’entreprise. À cĂŽtĂ©, il y a les archives intermĂ©diaires. Elles ne sont pas courantes, mais elles sont consultĂ©es ponctuellement.

Selon les dispositions lĂ©gales, dans l’archivage physique, les archives intermĂ©diaires doivent ĂȘtre conservĂ©es selon une durĂ©e bien dĂ©finie. Lorsque le dĂ©lai dĂ©fini est dĂ©passĂ©, elles peuvent ĂȘtre dĂ©truites. La derniĂšre catĂ©gorie des archives est celle des archives dĂ©finitives. Elle regroupe les documents conservĂ©s de maniĂšre dĂ©finitive. Autrement dit, leur conservation n’est soumise Ă  aucune durĂ©e. Ces archives sont pratiques pour sauvegarder l’histoire d’une entreprise.

📩 Comment rĂ©ussir l’archivage physique ?

Contrairement Ă  ce qu’on peut croire, faire de l’archivage physique nĂ©cessite de l’expertise. En effet, une mauvaise conservation des documents risque d’entraĂźner une perte de donnĂ©es importantes pour une entreprise. Par consĂ©quent, il convient de mettre en Ɠuvre diverses Ă©tapes :

  • Identifier les missions et les attributions des services de l’entreprise : cela permet de mieux dĂ©finir l’ordre de rangement des documents ;
  • Établir une liste des documents d’archives et les hiĂ©rarchiser ;
  • ProcĂ©der Ă  un tri ou une sĂ©lection des documents Ă  archiver ;
  • CrĂ©er une politique de gestion adaptĂ©e Ă  l’entreprise afin de mieux articuler les services d’archivage.

Bien entendu, ces Ă©tapes ne sont que classiques. Comme dans le cas de l’archivage numĂ©rique oĂč il faut choisir un bon outil, les Ă©tapes peuvent ĂȘtre adaptĂ©es en fonction des besoins de l’entreprise et de ses obligations. Le plus important, c’est que l’archivage soit rĂ©alisĂ© de façon professionnelle, sĂ©curisĂ©e et intĂšgre. Les documents doivent ĂȘtre bien conservĂ©s.

📩 Recourir Ă  l’expertise de SGA, spĂ©cialiste de l’archivage Ă  Strasbourg (67)

RĂ©ussir l’archivage physique implique de mettre en Ɠuvre diverses techniques. Or, pour une entreprise, le temps est une ressource prĂ©cieuse ; elle ne doit pas en gaspiller. Alors, plutĂŽt que de se concentrer sur l’archivage, il est indispensable qu’elle focalise son attention sur son activitĂ©. À cet effet, elle peut recourir Ă  l’expertise d’une entreprise qui dispose des compĂ©tences requises.

SpĂ©cialiste de l’archivage Ă  Strasbourg (67) depuis des annĂ©es, SGA accompagne les entreprises dans leur dĂ©marche pour rĂ©organiser leur systĂšme d’archivage. Pour rĂ©ussir l’opĂ©ration, elle analyse les besoins de l’entreprise et dĂ©termine les meilleures conditions pour sauvegarder ses donnĂ©es. Une vĂ©ritable Ă©quipe se crĂ©e autour de votre projet pour vous aider Ă  trouver les meilleures solutions d’archivage.

Par-dessus tout, SGA veille Ă  faire de l’archivage en respectant les normes dĂ©finies par les textes lĂ©gislatifs. Vous voulez faire le plein de renseignements Ă  propos des conditions Ă  remplir pour l’archivage physique ? Vous pouvez en savoir plus sur la loi du 3 janvier 1979 sur les archives.

Avec SGA, à Strasbourg, offrez-vous des services d’archivage physique de vos documents, tout en respectant les conditions requises par la loi.