Idées pour mieux gérer votre trésorerie en entreprise

Dans une entreprise, la gestion de la trésorerie est une tâche importante, mais délicate. Les avantages d’une bonne gestion sont nombreux : en effet, une trésorerie bien gérée permet de mieux utiliser les ressources financières de l’entreprise. À l’inverse, une trésorerie chaotique risque de mettre l’entreprise en mauvaise posture. Ainsi, il est important de trouver une bonne stratégie pour bien gérer la trésorerie d’une société. Voici quelques pistes pour mener à bien cette tâche.

Investir dans un bon logiciel de facturation

Opter pour un logiciel de facturation permet d’optimiser la gestion de la trésorerie d’une entreprise. Ce type d’outil permet de générer différents types de documents de vente en un clic :

• devis,
• factures,
• bons de commande,
• bons de livraison,
• factures pro forma,
• factures d’avoir,
• factures récurrentes…

Tous ces documents sont complétés de façon automatique, et c’est ce que propose Kpulse par exemple, un des logiciels qui permettent de gérer facilement la facturation de votre entreprise. Les documents élaborés sont envoyés par e-mail automatiquement, de façon à les faire parvenir rapidement à leurs destinataires. Le contenu du mail peut cependant être personnalisé, afin de ne pas donner aux clients l’impression d’interagir avec une machine.

Pour personnaliser les factures, plusieurs options sont possibles. Par exemple, il est possible d’importer des logos propres à l’entreprise et des modèles déjà élaborés. Ou alors, il suffit de choisir parmi ceux qui sont proposés par le logiciel.

Dresser la liste des dépenses et les classer par ordre de priorité

Établir une liste des dépenses permet de réduire les coûts inutiles. Il faut penser à réduire au maximum le gaspillage. Pour cela, il faut sensibiliser les employés afin qu’ils pensent à des gestes simples comme éteindre le chauffage ou la lumière en quittant une pièce. Il est aussi important de leur recommander de réaliser leurs impressions sur le recto et le verso des feuilles, afin d’économiser le papier. À ce propos, il est possible d’économiser davantage en imprimant le moins de choses possibles, et en passant au maximum par des logiciels intelligents.

Il faut aussi penser à centraliser les achats, en confiant cette tâche à une seule personne. Celle-ci sera en charge d’identifier les besoins, de s’assurer de la nécessité de l’achat et de trouver l’établissement qui propose le meilleur prix. Cela permet de réaliser un maximum d’économies. En outre, dresser la liste des dépenses permet de les hiérarchiser, ainsi, il est plus facile de savoir quelles dépenses doivent être réalisées en premier lieu et lesquelles peuvent attendre.

Négocier de meilleurs tarifs avec les fournisseurs

Il est possible que les contrats passés avec les fournisseurs ne soient pas parfaits, notamment en termes de coûts. Ainsi, il vaut mieux renégocier avec eux autant que possible pour obtenir de meilleurs tarifs. Le mieux est de réaliser une comparaison avec les prix proposés par la concurrence. Les concurrents peuvent proposer des tarifs plus avantageux ! Si tel n’est pas le cas, alors il vaut mieux essayer de négocier une baisse des prix auprès de vos fournisseurs actuels. Si cela n’est pas possible malgré votre fidélité, c’est qu’il est peut-être temps de se tourner vers un d’autres fournisseurs.

Pour renégocier avec les fournisseurs, une bonne préparation est nécessaire. Il faut avant tout identifier les leviers de chacune des deux parties. Il est recommandé de s’intéresser aux divers facteurs susceptibles de faire échouer les négociations (prix des matières premières, changement du taux de change, etc.). La situation politique et économique des pays où les fournisseurs ont leurs usines de fabrication est aussi à prendre en compte. Cela permet d’être bien préparé pour les discussions qui vont suivre.

Contracter un prêt pour couvrir les besoins de trésorerie à court terme

Certains établissements financiers, comme les banques, proposent des crédits à court terme permettant de couvrir les besoins urgents de trésorerie de l’entreprise. Certaines situations comme la défaillance d’un client, la baisse du chiffre d’affaires ou encore des dépenses imprévues peuvent affecter les finances d’une entreprise. Cela engendre des besoins en trésorerie qu’il faut couvrir rapidement. C’est tout l’intérêt de recourir aux crédits de trésorerie à court terme. On trouve par exemple la facilité de caisse ou le découvert autorisé.

La facilité de caisse est une prise en charge par la banque de certaines dépenses de l’entreprise, bien que le compte de celle-ci soit débiteur. Elle peut être accordée pour une durée limitée, de façon expresse ou verbale. En règle générale, une entreprise y recourt à la suite d’un événement passager ayant entraîné des besoins en trésorerie. Quant au découvert autorisé, il est assez semblable à la facilité de caisse. La différence se situe dans le fait que ce type de crédit fait l’objet d’un contrat écrit et qu’il peut persister dans le temps.