Comment améliorer la gestion des projets informatiques dans votre entreprise ?

Les projets informatiques visent à s’adapter au contexte économique et aux besoins des utilisateurs de notre ère numérique. Les entreprises s’appuient sur le développement des technologies de l’information et de la communication pour rester compétitives face à la concurrence. La gestion des projets informatiques devient alors plus complexe. On peut se demander comment améliorer la gestion des projets informatiques dans votre entreprise ? En usant des bonnes techniques, il est tout à fait possible d’optimiser la gestion des projets informatiques.

Définissez des buts et des objectifs clairs pour vos projets informatiques

La gestion d’un projet informatique se définit comme un processus de gestion, de planification et de développement. Quoi qu’il en soit, un projet débute par une vision bien définie. C’est à ce stade qu’il convient de préciser les ambitions, voire les objectifs spécifiques et parfaitement définis. Il convient de les élaborer selon la méthode SMART qui se traduit par : Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et Temporellement défini. Ainsi, les objectifs d’un projet doivent être compréhensibles et mesurables. C’est le cas notamment de l’intention qui est « d’accroître les ventes de 20 % par rapport au dernier semestre ». Avec un énoncé clair, il est plus facile pour l’équipe d’adopter une stratégie efficace.

Déjà à ce stade, il s’avère judicieux de se renseigner sur les diverses prestations qu’une entreprise externe peut proposer, dont l’accompagnement de projets informatiques. Vous verrez par exemple sur www.aktome.fr qu’externaliser l’infogérance et la maintenance informatique peut réellement améliorer la gestion de vos projets. Entre autres, cela permet de faire de réelles économies de temps, d’argent et de réduire les dépenses humaines.

Gestion informatique : choisissez une entreprise de confiance pour la réussite de vos projets

La réussite d’un projet informatique repose grandement sur la qualité de l’expertise de l’entreprise d’infogérance choisie. L’idéal serait de se fier à une entreprise d’infogérance, de maintenance et d’assistance informatique. En plus de vous accompagner dans la réalisation de votre projet, les professionnels proposent des solutions efficaces, innovantes et complètes.

Si besoin, ils déploient des solutions cloud, mais également des outils collaboratifs puissants. De plus, les prestations peuvent inclure l’hébergement, la sauvegarde sécurisée et l’infrastructure virtualisée. L’accompagnement peut d’ailleurs commencer dès l’élaboration des objectifs du projet informatique. Les experts vous assistent et vous conseillent dans la définition des éléments de détail qui décrivent le mieux les résultats attendus du projet.

Communiquez régulièrement pour améliorer la gestion du projet informatique

La communication contribue grandement à l’atteinte des objectifs prédéfinis dans le cadre d’un projet informatique. Les activités de communication, dans le cadre de cette activité généralement transverse, doivent faire l’objet d’une planification minutieuse. À cela peut s’ajouter des actions à plus grandes échelles qui entrent dans le cadre d’une conduite du changement impliquant des ressources indispensables à la réussite de la campagne de communication interne comme externe. Les actions qui s’opèrent doivent être focalisées sur les publics cibles. Techniquement, le plan de communication d’un projet se décompose en 7 étapes. Il s’agit d’une traduction opérationnelle et structurée des actions à mener.

Déterminez le contexte du projet

Cette étape se révèle cruciale puisqu’il s’agit de déployer la stratégie de communication. Pour mieux analyser le contexte, il convient de répondre à des questions spécifiques : quelles sont les cibles ? Quelles sont les difficultés logistiques qui entravent le processus de communication ? Quelles sont les contraintes éventuelles ?

Analysez les groupes cibles du projet

L’élaboration d’une stratégie de communication de projet implique de connaître, voire de comprendre les cibles (partenaires, clients, collaborateurs…). S’ensuit la mise en place des actions adaptées en fonction des attentes. La phase d’analyse ne s’arrête pas là puisqu’il faut comprendre les publics cibles dans les moindres détails comme : sexe, âge, profession, valeurs, besoins, localisation géographique… Ces données permettent d’élaborer un plan de communication personnalisé.

Définissez les objectifs de communication

Toujours selon la méthode SMART, les objectifs de communication doivent être Spécifiques ou clairement définis, Mesurables ou quantifiables, Atteignables ou à la portée des ressources humaines et financières. De plus, ils doivent être Réalistes et temporellement définis. Autrement dit, les objectifs les plus concrets sont à privilégier.

Mettez en place un plan d’action

L’élaboration d’un plan d’action implique l’adoption d’un style de communication propre et en accord avec le projet informatique. De ce fait, l’axe choisi peut se décliner en différentes formes : ludique, sérieux, drôle, gentil… Les experts en communication sauront vous aiguiller sur le ton à employer afin de créer un lien émotionnel avec les publics cibles. Concrètement, le plan d’action énumère l’objectif à atteindre, le canal choisi, la périodicité, les ressources, le résultat de l’action ainsi que le budget nécessaire.

La phase de suivi et d’adaptation

À proprement parler, un plan de communication n’est pas figé. Il évolue en fonction de l’évolution du projet. Il n’est pas rare d’y intégrer de nouvelles actions, de faire face aux éventuels retards. Quoi qu’il en soit, il convient de vérifier que les messages transmis soient bien clairs. C’est à ce stade qu’il faut tenir compte des avis ainsi que des retours des actions menées. Bien évidemment, la stratégie de communication sera ajustée en fonction des constats.

L’évaluation et le débrief

L’évaluation est l’étape qui finalise la stratégie de communication. Le plan adopté a-t-il atteint les objectifs fixés ? C’est aussi le moment d’analyser les indicateurs et de capitaliser avec les projets futurs. Quels sont les axes d’amélioration ? Ce plan de communication peut-il être réutilisé pour les projets à venir ?

Vous l’aurez compris : pour améliorer la gestion de projet informatique en entreprise, il est nécessaire de mettre en place une réelle stratégie, qui retrace l’ensemble des actions à mener, de l’idée à l’étude des résultats. Pour certaines entreprises, il peut s’agir d’une action complexe et fastidieuse : c’est pourquoi il existe des solutions d’externalisation.